PSK
Prozessablauf klassische Druckerei (beispielhaft)
1- Auftragsanfrage
- Kalkulation
- Auftragserteilung
- Terminierung
- Materialeinkauf
- Druckvorstufe
- Zukauf von Leistungen
- Datenerfassung
- Korrektur
- Proof
- Druckfreigabe
- Papieranlieferung
- Lagerware
- Andruck
- Veredlung
- Druckabnahme
- Druckweiterverarbeitung
- Versand
- Rechnungsstellung
- Auftragsabrechnung
- Auftragserlös ermitteln
Informations- und Kommunikationssysteme
0Informationen sollen möglichst zielgerichtet, aussagefähig und in der notwendigen Qualität zum richtigen Zeitpunkt bereitgestellt werden.
Ziele:
- Daten einmalig erfassen, vielmals verwenden
- transparente Prozesse
- erfolgsorientierte Unternehmensführung
- aktuelle Unternehmenskennzahlen
- Kostenreduktion
- Steigerung Effizenz
- erhöhte Produktionssicherheit
- optimierte Lagerwirtschaft
- Verringerung von Reklamationen
- Vermeindung von Insellösungen
- inituitive Benutzerführung
Informationsarten:
- Umsatz, Gewinn, Kostenentwicklung, Personalstruktur, etc.
- Volkswirt. Rahmenbedingungen, Bevölkerungsstruktur, politische Tendenzen, rechtliche Situation
- Stand der Technik, Verfahrens und Recyclingtechnologien
- Analyse des Beschaffungs-, Absatz-, Arbeits- und Kapitalmarktes
- Branchenstruktur, Beschäftigungslage, Konkurrenz
Anforderung an Informationen:
- Vollständig
- Eindeutig
- Anwenderfreundlich
- Qualitativ
- Aktuell
- Vielseitig verwendbar
Informationsgewinnung:
Datenermittlung durch,
- Erfassung der Ist- und Solldaten
- Auswahl und Aufbereitung der Daten
Datenerfassung hat zu klären hinsichtlich
- Verwendungszweck
- Reproduzierbarkeit
- Nachvollziehbarkeit (Arbeitsbedingungen / Arbeitsablauf)
- Genauigkeit
Verwendungszweck klären, z.B. für
- Planung
- Steuerung
- Kontrolle
- Entlohnung
Datenberarbeitung:
Erhöht den Nutzen der Daten, die möglichst nur einmalig erfasst und vielfach verwendet werden. Die Datenverarbeitung kann folgende Kriterien beinhalten:
- Datenumwandlung
- Ordnen der Daten
- Selektieren der Daten
- Zuordnen der Daten
- Datenpflege (Aktualisieren, etc.)
- Herstellen von Beziehungen und Abhängigkeiten
Datenspeicherung:
Daten werden in EDV gestützte System gespeichert, z.B.
- Datenbankverwaltung
- Datenbanksystemen
- Datenbankmanagementsystemen
Datenbanken haben die Aufaben:
- Zugriff auf die Daten ermöglichen (inituitiv, etc.)
- Zugriff auf bestimmte Daten (Rechtesystem, Manipulationsschutz, etc.)
- Zugriff von mehreren Personen gleichzeitig an unterschiedlichen Orten auf einheitliche Datenbestände
Informationsmanagement: (MIS)
Ermöglichung des Informationsaustausches im Unternehmen und somit die Kommunikation zwischen verschiedenen Ebenen im Unternehmen zu ermöglichen.
Dabei unterscheidet man in:
Strategisches Informationsmanagement:
- Ziel der Sicherung und Verbesserung der Unternehmensposition
- langfristige Planungen strategischer Entscheidungen (3-5 Jahre)
- Entscheidungen haben meist große Tragweite
- Aufgabe des Top Management
- Informationquellen z.B. Unternehmensanalyse, Umfeldanalyse, etc.
Taktisches Informationsmanagement:
- wird aus dem strategischen abgeleitet
- kurz- mittelfristig (1-4 Jahre)
- Bindeglied zwischen strategischer und operativer Planung
- mittlere Führungsebene
- meist dezentrale Einflüsse, z.B. wirt. Pläne, fianzwirt. Pläne, erfolgswirt. Pläne
- Voraussetzung für Produktions-, Fertigungs-, Material-, etc -pläne
Operatives Informationsmanagement:
- sorgt für reibungslose Abläufe innerhalb bestehender Systeme
- ist eine konkrete Ziel- und Maßnahmenvereinbarung
- sehr starke dezentrale Einflüsse
- kurzfistig
- Enthält, z.B. detailierte Beschreibungen zu den Zielen der unteren Führungsebenen und auf die Erreichung der Ziele ausgerichteten Maßnahmen, Termine, Mengen und Werte
Produktionsplanung und -steuerung (PPS)
0Definition:
PPS beschäftigt sich mit der operativen, zeitlichen, mengenmäßigen und wenn nötig auch räumlichen Planung, Steuerung und Kontrolle, damit zusammenhängend auch der Verwaltung aller Vorgänge, die bei der Produktion von Waren und Gütern notwendig sind. (Quelle Wikipedia)
Abgrenzung der Begriffe:
Produktionsplanung: (nach Gutenberg)
- Produktionsprogrammplanung,
- Materialbedarfsplanung
- Produktionsprozessplanung (auch Ablauf- bzw. Produktionsdurchführungsplanung)
Produktionssteuerung:
- Produktionssteuerung ist Veranlassen, Überwachen und Sichern der Durchführung der freigegebenen Aufträge
- Anpassung an die Erfordernisse des Tagesgeschäftes
- Übergreifende Sollvorgaben der Planung im operativen Tagesgeschäft umzusetzen
Ziele:
Die Ziele werden aus den Unternehmenszielen abgeleitet und können u.a. folgende beinhalten:
- kurze Durchlaufzeiten
- Terminhaltung
- hoher Auslastungsgrad der betr. Kapazitäten
- hohe Lieferbreitschaft
- flexible Lösungen aufgrund hoher kundenseitiger Terminvorgaben
- optimale Lagerbestände
Dabei enstehen Zielkonflikte:
- kurze Durchlaufzeiten bei gleichmäßiger Auslastung aller betrieblicher Kapazitäten und Einhaltung der Termine, sowie gleichzeitiges flexibles Handeln hinsichtlich Bestellmengen und optimaler Lagerbestände
Kernaufgaben:
- Bereitstellung steuern
- Arbeitsverteilung durchführen
- Fertigung überwachen
- Fertigung sichern
Produktionsprogrammplanung:
Die PPP legt fest, welche Aufträge zu welchem Zeitpunkt auf den jeweiligen Betriebsmitteln zu fertigen sind, unter der Berücksichtigung der Gegebenheiten der Beschaffungsmärkte. PPP ist die Grundlage für die Produktionsbedarfsplanung.
Produktionsbedarfsplanung:
Die PBP hat die Aufgabe den Bedarf von Personal, Betriebsmitteln, Material und Informationen zu bestimmen. Dabei unterscheidet man in
auftragneutrale PBP:
- bezieht sich nicht vorhandene Aufträge
- ergibt sich aus dem allg. Bedarf (z.B. Energiebedarf, Betriebsstoffe, etc.)
auftragsbezogene PBP:
- bezieht sich auf Bedarf aufgrund des Auftragseingangs
- Bedarfsermittlung erfolgt durch die Vorkalkulation
Datenverwaltung:
Die PPS hat unter anderem die Aufgabe der Datenverwaltung mit dem Ziel, Daten laufend zu pflegen und zu aktualisieren. Dies bezieht sich auf die
- Produktdaten (Auskunft über Zusammensetzung, Herkunft des Produktes),
- Auftragsdaten (Objektbezeichnung, Auftragsnummer, Terminierung, Kundennummer),
- Ressourcendaten (Mitarbeiter (Name, Pers.-Nr., Quali), Betriebsmittel (Betriebsmittelnr., Iventar- Kstst.-Nr.)).
Mengenplanung:
Ziel der Mengenplanung ist ein möglichst hoher Grad der Lieferbreitschaft bei möglichst niedrigen Lgerbeständen.
Terminplanung:
Ensteht aus der Zuordung der Anfangs- und Endtermine und ordnet die Arbeitsaufgaben mit bestimmter Dauer den jeweiligen Kostenstellen zu. Man unterscheidet dabei zwischen
- auftragsorientierte Terminermittlung
- kapazitätorientierte Terminermittlung
Methoden der Terminplanung:
- Vorwärtsterminierung (Ausgehend vom Starttermin)
- Rückwertsterminierung (Ausgehend vom Endtermin)
- Kombinierte Terminierung (Ausgehend vom Zieltermin / Abwechselnd Vorwärts- und Rückwärtsrechung)
- Integrierte Terminierung (wie Kombinierte Terminierung unter Berücksichtigung des Materials)
Kapazitätsplanung:
Ist die wirtschaftliche Verplanung von betrieblichen Kapazitäten, die sich auf die Mitarbeiter, Betriebsmittel und Betriebsstätten bezieht. Die Kapazität ist das Fertigungsvermögen eines Betriebes.
Ziel:
Ermittlung Kapazitätsbedarf und -bestand und die sich daraus ergebenden Maßnahmen festlegen.
Aufgaben:
- Kapazitätsbestand und -bedarf ermitteln
- Abgleich Kapazitätsbestand und bedarf
- Planung der Beschaffung und des Einsatzes von Kapazitäten
Man unterscheidet dabei zwischen quantitativen und qualitativen Kapazitätsmerkmalen:
quantitative Qualitätsmerkmale von Mensch und Betriebsmittel:
- Zeit
- Anzahl
- Dauer
- Ort
qualitative Qualitätsmerkmale von Mensch und Betriebsmittel:
- Qualifikation der Mitarbeiter
- Leistungsvermögen der Betriebsmittel (technischer Stand, Ausstattung, etc.)
- Leistungsvermögen der Betriebsstätte (Logistik, Ökonomie, etc.)
Aus dem Kapazitätsbedarf und den Kapazitätsbestand ergibt sich der Beschäftigungsgrad.
Optimierung Aufbau- Ablauforga
01. Innerbetrieblicher Ablauf analysieren
Die innerbetriebliche Analyse spiegelt den Ist-Zustand wider und lässt Rückschlüsse auf die Aufbaustrukturen zu:
- Reihenfolge des Ablaufes
- Zeitbedarf
- räumliche Darstellung
- Mitarbeiter (qualifikationen)
- Betriebsmittel
Kritische Hinterfragung der Abläufe mit W-Fragen (wann,wie,warum…) zur besseren Definition der Soll-Zustände.
2. Ermittlung des Informationsbedarfs und -wegs.
Defintion der Informationswege:
- Vertikal (verbinden direkt Über- und Unterordungsverhältnisse, z.B. Vorgesetzter und Mitarbeiter)
- Horizontal (verbinden gleichrangige Stellen)
- Diagonal (verbinden Stellen unterschiedlichen Ranges)
Probleme beim Informationsbedarf:
- Infos zu umfangreich
- Infos nicht aktuell
- Infos falsch oder lückenhaft
- Infos redundant
- Verfahrensansweisungen werden nicht eingehalten
3. Beziehungen zwischen den Stellen analysieren:
Mögliche Problemfelder:
- Keine Systemkompatibilität zwischen Stellen
- Verfügbarkeit der Infos am richtigen Ort, zur richtigen Zeit, in der richtigen Qualität und Quntität
- Unterschiedliche Kenntnissstände hinsichtlich von Aufträgen / Prozessen
Ziel ist eine komplette Informationsvernetzung der Stellen vom Kunden bis durch alle Abteilungen des Unternehmens.
4. Analyse von Arbeitsplätzen:
Die Arbeitsplatzbeschreibung ist die schriftlich festgelegte Zielsetzung der einzelnen Stellen mit den jeweiligen Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortlichkeiten und Anforderungen an den Stelleninhaber, sowie den Beziehungen zu anderen Stellen.
Dazu muss betrachtet werden:
- Stellenbezeichnung
- organisatorische Eingliederung
- Kompetenz
- Verantwortungsbereich
- Ziele
- Anforderungen an den Stelleninhaber
5. Aufgabenanalyse:
Bei der Aufgabenanalyse wird die Gesamtaufgabe in Teilaufgabe zerlegt. Dabei wird festgestellt welche Aufgaben erledigt werden müssen, damit die Gesamtaufgabe erledigt werden kann.
Folgende Bereich werden analysiert:
- Aufgabenkomlexität
- Möglichkeit der Arbeitsteilung
- Häufigkeit der Aufgaben
- Einsatz Ressourcen
- Merkmale der Verrichtung
- Merkmale des Objekts (Zeitschriften, Kataloge etc)
- Merkmale der Phase (Planen, Ausführen, Überwachen)
6. Gestaltung von Weisungs- und Kommunikationsbeziehungen:
Durch die zunehmende Komplexität der unternehmens- und auftragsspezifischen Gestaltung der Beziehungen zwischen den Stellen, erfordert es heute flexible Weisungs- und Kommunikationsbeziehungen:
- Kollobaration
- fördern und fordern
- inderdisziplinäre Arbeitsgruppen
- Kommunikation mit Web 2.0 Lösungen (Enterprise 2.0)
- Kunden in Produktentwicklung einbeziehen
Buchtipp: “Die Kunst loszulassen”
7. Unterscheidung informelle und materielle Prozesse:
Informell:
- Produktplanung
- Arbeitsplanung
- Kapazitätsplanung
- Fertigungssteuerung
- Auftragsbearbeitung
Materiell:
- Logistik
- Fertigung
- Technische Dienste
8. Analyse der Arbeitsinhalte:
Zur Optimierung der Ablaufstrukturen müssen Arbeitsinhalte analysiert werden:
Wichtige Fragestellungen dazu:
- Welche Stellen / Abläufe werden betrachtet
- Welche Schnittstellen werden dabei berücksichtigt
- Welche Methoden zur Ist-Analyse werden eingesetzt
- Welche Vorbereitungen sind zu treffen
- Wer führt diese durch
- Welche Daten sollen ermittelt werden
Folgende Inhalte können betrachtet werden:
- Orga-Umfeld
- Arbeitsabläufe
- Mengendaten
- Zeitbedarf
- Personal
Methoden dazu sind, z.B.
- Interview
- Fragebögen
- Dokumentationsauswertung
- Konferenzen
- Bar-Camp Methode
- Kreativmethoden
9. Analyse von Arbeitszeit und -raum:
Die Analyse des Zeitbedarfs bei der Optimierung von Arbeitsabläufen hat das Ziel eine ökonomische sinnvolle Synthese von Arbeitsabläufen vorzuschlagen. (REFA)
Beim Arbeitsraum betrachtet man zum einem den direkten Arbeitsplatz und zum anderen das Arbeitsumfeld.(Arbeitsplatzergonomie)
10. Aktualiserung der Daten
Aktualisierung der Stammdaten durch EDV gestützte Systeme (z.B. CRM) zur eindeutigen und aktuellen Kennzeichnung aller Elemente des Arbeitssystems und damit alle Zusammenhänge dokumentiert sind.
Aufbauorganisation
0Aufbauorganisation:
Die Aufbauorganisation zeigt die statischen Beziehungszusammenhänge, somit die Zuständigkeiten auf. Es bildet das hirarchische Gerüst einer Organisation und legt die Rahmenbedingungen, d.h. welche Aufgaben von Menschen und Betriebsmittel zu erledigen sind, fest.
Zweck:
Ziel der Aufbauorga ist es eine sinnvolle arbeitsteilige Gliederung und Ordnung der betrieblichen Prozesse zu schaffen. Dabei bildet und verteilt man Aufgaben, bzw. Stellen, welche folgende Fragen klärt:
- Wer ist Führungsperson,
- Wer ist wem weisungsbefugt,
- Wer hat Personalverantwortung,
- Wo, wie und wann sollen die Ziele erreicht werden,
- Wer trägt die Verantwortung.
Die Aufgabenverteilung kann sich nach dem Verichtungsprinzip (Was wird getan?) oder nach dem Objektprinzip (Woran wird was getan?) richten.
Zum Aufbau der Hirachie benötigt man Stellen und Instanzen.
Stellen:
Stellen fassen die einzelnen Aufgaben zum Arbeitsbereich des Mitarbeiters zusammen und ist die kleinste betriebliche Organisationseinheit. Dadurch wird innerhalb der Aufbaustruktur die Stelle klar strukturiert und dieser gleichartige Aufgaben zugeordnet.
Stellen können folgende Punkte beinhalten:
- Jede Kst. hat einen Verantwortlichen
- Stellenbeschreibungen sind immer sachbezogen
- Aufgaben der Stellen orientieren sich an den Unternehmenszielen und sind stets im Wandel
- Kompetenzabgrenzungen
- Verantwortung der Stelle
Instanzen:
Wenn eine Stellle mit einer Anordungskompetenz ausgestattet ist, spricht man von einer Instanz. Sie übernehmen hauptsächlich Leitungsfunktionen, wie z.B. Planen und Kontrollieren.
Leitungssysteme:
Stellen die Beziehungen zwischen den einzelnen Stellen dar. Folgende (bekannte) Systeme gibt es:
- Einliniensystem
- Mehrliniensystem
- Stabliniensystem
- Matrixsystem



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